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Disposizione dell’Amministratore Unico con protocollo generale n. 30257 del 19/12/2023
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WHISTLEBLOWING POLICY - Procedura per le segnalazioni d’illeciti e irregolarità
1. FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO
L’istituto del whistleblowing è stato oggetto di recente riforma con il D.lgs. n.24 del 10 marzo 2023 che ha attuato la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Con l’espressione Whistleblower si fa riferimento a colui che segnala, agli organi legittimati ad intervenire, violazioni o irregolarità che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, favorendo l’emersione di fattispecie di illecito.
La ratio di fondo, in linea con la Legge 190/2012, è quella di valorizzare l’etica e l’integrità nella pubblica amministrazione per dare prestigio, autorevolezza e credibilità alla stessa, rafforzando i principi di legalità e buon andamento dell’azione amministrativa di cui all’art. 97 Cost.
La segnalazione ha lo scopo di prevenire o risolvere un problema attuale o potenziale, internamente e tempestivamente: è, in tal senso, un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il Whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.
Il whistleblowing è la procedura volta a incoraggiare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, sia l’azienda sia colui che procede alla segnalazione.
Inoltre, considerato che ACS S.p.A., adotta il PTPCT integrato con il MOG 231, la piattaforma whistleblowing è il canale di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del segnalante, che consente ai soggetti apicali o subordinati di effettuare segnalazioni riguardanti condotte illecite rilevanti ai fini 231, in linea con le previsioni dell’art. 6, comma 2 bis, del D.lgs. n.231/2001.
2. SCOPO E FINALITA’ DELLA PROCEDURA
Scopo del presente documento è di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.
In tale prospettiva, ACS S.p.A. ha attivato una piattaforma web con il seguente dominio: https://altocaloreservizispa.segnalazioni.net/ .
Questa piattaforma consente al Whistleblower di inviare segnalazioni di illeciti, di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
Per raggiungere l’obiettivo perseguito dalla presente procedura, è necessario, pertanto, fornire al Whistleblower (segnalante) chiare indicazioni operative circa l’utilizzo della piattaforma, evidenziando nel contempo le forme di tutela che gli vengono offerte dal nostro ordinamento.
3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Il D. Lgs. n. 24/2023 indica le violazioni atti od omissioni che possono costituire l’oggetto del
Whistleblowing, come di seguito riportate:
1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
2) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
3) illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali, ovvero degli atti nazionali di attuazione degli atti dell'Unione europea, relativi ai seguenti settori:
- appalti pubblici;
- servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
- sicurezza e conformità dei prodotti;
- sicurezza dei trasporti;
- tutela dell'ambiente;
- sicurezza degli alimenti;
- salute pubblica;
- protezione dei consumatori;
- tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea contro la frode;
5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).
Sono considerate rilevanti le segnalazioni di cui il soggetto sia venuto a conoscenza anche in modo casuale, e che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società. Non è necessario che il dipendente sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e/o dell’identità dell’autore degli stessi, ma è sufficiente che ritenga ragionevolmente che attività illecite possano verificarsi in presenza di elementi precisi e concordanti.
Di seguito, a titolo meramente esemplificativo, condotte che possono essere oggetto di
Whistleblowing:
a) condotte illecite penalmente rilevanti;
b) false dichiarazioni;
c) condotte poste in essere in violazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo (Modello 231), del Codice Etico e di Comportamento e/o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
d) casi di nepotismo;
e) assunzioni non trasparenti;
f) ripetuto mancato rispetto dei tempi procedimentali;
g) condotte suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale ad ACS o a terzi, casi di sprechi, casi di irregolarità contabili;
h) condotte suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine di ACS;
i) condotte suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
j) condotte suscettibili di arrecare pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso la Società.
La segnalazione non può riguardare informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, notizie prive di fondamento e le c.d. “voci di corridoio”.
Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate per le quali occorre sempre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza della Direzione Risorse Umane e Organizzazione, a meno che le stesse non siano collegate o collegabili alla violazione di regole procedimentali interne alla Società e siano sintomo di un malfunzionamento della stessa.
Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale poiché la ratio dell’istituto del whistleblowing attiene alla tutela dell’integrità della Società. È necessario che il segnalante dichiari la presenza di un eventuale interesse privato collegato alla segnalazione e circostanzi, quanto più possibile, i fatti al fine di consentire a chi tratta la segnalazione di valutarne la fondatezza.
L’istituto non può essere, inoltre, utilizzato per le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria da atti dell'Unione europea o nazionali (Servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente) o per le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.
4. SOGGETTI CHE POSSONO EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE
Le persone che possono segnalare internamente al RPCT di ACS S.p.A., denunciare all'autorità giudiziaria o contabile o divulgare pubblicamente informazioni sulle violazioni di cui sono venute a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo sono:
a) i lavoratori dipendenti;
b) i lavoratori durante il periodo di prova;
c) i partecipanti alle selezioni del personale se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
d) ex lavoratori successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso;
e) i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa presso ACS S.p.A.;
f) i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso ACS e che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
g) i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso ACS;
h) i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso ACS;
i) le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto per ACS.
5. CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE
Il Whistleblower, collegandosi all’apposita piattaforma web
https://altocaloreservizispa.segnalazioni.net/,
deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (di seguito RPCT) di procedere alle dovute e appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
Le segnalazioni saranno prese in considerazione solo se adeguatamente dettagliate e circostanziate, se prive di manifesta portata strumentale ed emulativa, e se di attitudine diffamatoria o calunniosa. Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci o contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.
A tal fine, la segnalazione deve necessariamente contenere i seguenti elementi:
• Dati identificativi del segnalante (da inserire durante la fase di prima registrazione)
• Informazioni illecito:
- Oggetto
- Tipologia segnalante;
- Tipologia di condotta illecita;
• Soggetti coinvolti:
- - Autori dell’illecito
- - persone informate sui fatti;
• Luoghi e date;
- Unità organizzativa delle persone coinvolte;
- Luogo in cui si è verificato il fatto;
- Data (anche presunta) in cui si è verificato il fatto;
- Data (anche presunta) in cui si è concluso il fatto.
• Descrizione dei fatti (in maniera quanto più possibile circostanziata).
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
Al termine dell’inserimento della segnalazione, il sistema genera in automatico due Codici numerici di 20 cifre (codice segnalazione e password) che permettono al segnalante di:
• accedere direttamente alla segnalazione senza effettuare il login;
• visualizzare lo stato di avanzamento della segnalazione;
• interloquire, in forma anonima, con il RPCT;
• inserire/allegare ulteriori informazioni/dati che ritiene utili a completamento della segnalazione.
La piattaforma non gestisce segnalazioni anonime.
6. DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
Per effettuare una segnalazione in forma scritta l’utente (Whistleblower) deve necessariamente collegarsi alla piattaforma https://altocaloreservizispa.segnalazioni.net/ dove verrà guidato attraverso un percorso standard inserendo tutti i dati obbligatori previsti.
La piattaforma garantisce la sicurezza dei dati comunicati attraverso l’utilizzo della crittografia a livello di singolo amministratore per tutte le evidenze documentali e multimediali fornite in fase di inserimento delle segnalazioni.
La segnalazione, inoltrata attraverso la piattaforma web, sarà inviata automaticamente al RPCT, unico destinatario interno per legge a ricevere e gestire la segnalazione.
La segnalazione può essere inoltrata anche in forma orale. Le segnalazioni interne in forma orale sono effettuate sempre tramite la medesima piattaforma che dispone di un sistema di registrazione della voce. Si precisa che, ai fini della tutela della riservatezza del segnalante, il RPCT potrà ascoltare il messaggio vocale con audio distorto. E’ possibile effettuare la segnalazione anche con incontro diretto con il RPCT, garantendone tutte le forme di tutela previste dalla norma.
Laddove la segnalazione appare, ad una prima valutazione sommaria, di eventuale rilevanza sul piano 231, il RPCT informa tempestivamente l’Organismo di Vigilanza tramite PEC.
Qualora il RPCT si trovi in posizione di conflitto di interessi, la gestione della segnalazione sarà di competenza dell’Organismo di Vigilanza.
Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso dal RPCT, attraverso qualsiasi diverso canale, il ricevente dovrà trasmetterla, entro sette giorni dal suo ricevimento, al RPCT, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Qualora il Whistleblower rivesta la qualifica di pubblico ufficiale, l’invio della segnalazione al RPCT non lo esonera dall’obbligo di denunciare alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.
7. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
7.a. Valutazione di ammissibilità
Il RPCT, “Amministratore” della piattaforma web e soggetto “Designato interno al trattamento dei dati personali” (ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018), ricevuta la segnalazione procede all’esame preliminare valutando la corretta impostazione del procedimento fin dalle sue prime fasi, a partire dalla valutazione della segnalazione come rientrante tra i casi di Whistleblowing.
La segnalazione è considerata inammissibile per:
a) manifesta mancanza di interesse all’integrità della Società;
b) manifesta incompetenza sulle questioni segnalate;
c) manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
d) accertato contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
e) produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
f) mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.
Il RPCT, ricevuta la segnalazione, ove quanto denunciato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere al Whistleblower di integrarla, sempre attraverso la piattaforma, o anche di persona ove il segnalante acconsenta.
Valutata l’inammissibilità della segnalazione il RPCT comunica l’esito di ammissibilità al segnalante.
7.b. Istruttoria
Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione occorre rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento.
Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione quale segnalazione di whistleblowing, il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate, compiendo una prima imparziale delibazione sulla sussistenza di quanto rappresentato nella segnalazione, un’attività “di verifica e di analisi” e non di accertamento sull’effettivo accadimento dei fatti.
Non spetta al RPCT accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dalla Società oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno della Società ovvero della magistratura.
Per lo svolgimento dell’istruttoria il RPCT può avviare un dialogo con il Whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite la stessa piattaforma web o anche di persona. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici e può avvalersi del loro supporto, può coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante, della persona coinvolta nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Per svolgere l’attività di verifica e di analisi delle segnalazioni, il RPCT si può avvalere di un gruppo di lavoro dedicato, composto da soggetti in possesso di competenze trasversali, da costituire mediante un atto formale di volta in volta costituito in ragione delle specifiche competenze richieste dall’attività istruttoria.
Nell’ipotesi di segnalazione che ha rilevanza sul piano 231, il RPCT chiede collaborazione all’Organismo di Vigilanza per lo svolgimento dell’istruttoria.
Il RPCT tiene traccia dell’attività svolta e, tramite piattaforma, fornisce informazioni al segnalante sullo stato di avanzamento dell’istruttoria, almeno con riferimento ai principali snodi decisionali.
Per la definizione dell’istruttoria il termine è di 3 (tre) mesi che decorrono dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.
Nel caso in cui l’ANAC accerti che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi della segnalazione ricevuta applica al responsabile la sanzione amministrativa da 10.000 € a 50.000 €.
7.c. Esiti dell’istruttoria
Qualora, a seguito dell’attività svolta, il RPCT ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione.
Qualora, invece, il RPCT ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno si rivolga immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, trasmettendo una relazione sulle risultanze istruttorie e le attività svolte e avendo sempre cura di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante.
Resta fermo che gli organi riceventi da quel momento agiranno in qualità di titolari del trattamento dei dati.
7.d. Piattaforma web
La piattaforma non permette al RPCT di visualizzare i dati del segnalante, che restano criptati per tutta la durata della verifica.
Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa della persona coinvolta, il RPCT, sempre attraverso la piattaforma web, potrà richiedere l’accesso alle generalità del segnalante, di default nascoste, al “Custode delle identità”, aziendalmente individuato nel Responsabile della UO Privacy e D.lgs. 231 della Società controllante. Quest’ultimo, valutata la richiesta motivata del RPCT, può accogliere o respingere la richiesta stessa. La piattaforma non permette neanche al Custode delle identità di visualizzare i dati del segnalante, che restano criptati. Sebbene tale soggetto non tratti direttamente i dati relativi al segnalante e quelli contenuti nella segnalazione, lo stesso opera in qualità di soggetto incaricato autorizzato al trattamento dei dati personali.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare seguito alle stesse.
8. SEGNALAZIONI ESTERNE AD ANAC
Il Whistleblower può effettuare una segnalazione esterna ad ANAC, attraverso il canale dedicato e secondo le indicazioni fornite dall’Autorità se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
b) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall'ANAC è trasmessa a quest'ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
9. DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Il Whistleblower può effettuare una divulgazione pubblica beneficiando della protezione prevista se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna all’ANAC e non è stato dato riscontro nei termini previsti o adottate misure per dare seguito alle segnalazioni;
b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
10. FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER
L’ordinamento offre al Whistleblower delle misure di protezione che si applicano quando ricorrono le seguenti condizioni:
a) al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo di applicazione del D.lgs. n. 24/2023;
b) la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata nel rispetto delle modalità previste dal D.lgs. n. 24/2023.
I tipi di tutela previsti dall’ordinamento sono:
A. la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante;
B. la tutela da eventuali misure ritorsive o discriminatorie adottate dalla Società a causa della segnalazione effettuata;
C. limiti alle responsabilità del segnalante.
A. Tutela della riservatezza sull’identità del Whistleblower
L’utilizzo della piattaforma web https://altocaloreservizispa.segnalazioni.net/ consente di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, nel rispetto di quanto previsto dal vigente D.lgs. n. 24/2023. Il divieto di rilevare l’identità del segnalante è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante. Pertanto il trattamento di tali elementi da parte del RPCT sarà improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora per ragioni istruttorie altri soggetti (interni o esterni) ne debbano essere messi a conoscenza. In questa ipotesi, il RPCT non trasmette la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e presta la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.
La violazione della riservatezza dell’identità del segnalante è fonte di responsabilità disciplinare sia per il RPCT sia per tutti gli altri soggetti che possano conoscere la segnalazione, con i dati e le informazioni in essa contenuti (gruppo di lavoro a supporto del RPCT, custode dell’identità, amministratore di sistema, personale incaricato autorizzato al trattamento dei dati personali).
La segnalazione del Whistleblower e la documentazione ad essa allegata sono sottratte al diritto di accesso agli atti amministrativi (art. 22 e ss. Legge n.241/1990), nonché all’accesso civico generalizzato (art. 5 comma 2 D. Lgs. n.33/2013).
Nel caso in cui la segnalazione sia stata trasmessa dal segnalante anche a soggetti diversi dal RPCT e, per questo, l’identità del segnalante sia stata svelata, la segnalazione non è più considerata sottratta all’accesso.
In caso di trasmissione della segnalazione all’Autorità Giudiziaria o alla Corte dei Conti, il RPCT deve evidenziare all’Autorità che si tratta di segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela rafforzata della riservatezza, previa notifica al segnalante, tramite la piattaforma informatica.
La tutela della riservatezza è estesa dal legislatore anche nel procedimento penale, nel procedimento dinanzi alla Corte dei Conti e nel procedimento disciplinare.
L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi del regolamento (UE) 2016/679 e al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. (consenso da acquisire in forma scritta)
Nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto «fino a quando l'imputato non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari» (art. 329 c.p.p.).
Nel procedimento dinanzi alla Corte dei Conti l’obbligo del segreto istruttorio è previsto sino alla chiusura della fase istruttoria. Dopo, l’identità del segnalante potrà essere svelata dall’autorità contabile al fine di essere utilizzata nel procedimento stesso (art. 67 D.lgs. 26 agosto 2016, n. 174).
Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalla Società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, la Società non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente (consenso da acquisire in forma scritta) alla rivelazione della propria identità. In tal caso è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nonchè nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente capo quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
Resta fermo che laddove, nel contesto di indagini penali e contabili, l’Autorità giudiziaria o contabile chiedano al RPCT, per esigenze istruttorie, di conoscere l’identità del segnalante, il RPCT può procedere a fornire tale indicazione, avvertendo preventivamente il segnalante sempre tramite la piattaforma informatica.
B. Tutela da eventuali misure ritorsive o discriminatorie
Nei confronti del dipendente che fa una segnalazione non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni e sui rapporti di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.
Per misure discriminatorie si intendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
- la mancata promozione;
- il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
- la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
- le note di merito negative o le referenze negative;
- l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
- la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
- la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
- la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
- il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
- i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
- l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
- a conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
- l'annullamento di un permesso;
- la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Le comunicazioni di misure ritenute ritorsive nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione possono essere comunicate ad ANAC secondo le modalità stabilite dall’Autorità e presenti sul sito istituzionale.
Nel caso in cui la comunicazione di misure ritorsive pervenga al RPCT, il RPCT offre il necessario supporto al segnalante rappresentando che la comunicazione deve essere inoltrata ad ANAC.
Gli atti di natura ritorsiva o discriminatoria sono nulli e, in caso di licenziamento, al lavoratore spetta la reintegra nel posto di lavoro.
ANAC informa l’Ispettorato Nazionale del lavoro per i provvedimenti di propria competenza.
Compete all’autorità giudiziaria adita adottare tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare la tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l'ordine di cessazione della condotta ritorsiva e la dichiarazione di nullità degli atti adottati di natura ritorsiva o discriminatoria.
L’atto o il provvedimento ritorsivo può comunque essere oggetto di annullamento in sede di autotutela da parte della Società indipendentemente dagli accertamenti di ANAC.
Nel caso in cui l’ANAC accerti che sono state commesse ritorsioni o che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza, applica al responsabile la sanzione amministrativa da 10.000 € a 50.000 €.
C. Limiti alle responsabilità del segnalante
Non è punibile ed è esclusa ogni ulteriore responsabilità civile o amministrativa, la Società o il segnalante che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall'obbligo di segreto, o relative alla tutela del diritto d'autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
Salvo che il fatto costituisca reato, la Società o il segnalante non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l'acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l'accesso alle stesse.
Permane la responsabilità nelle ipotesi di informazioni classificate da disposizioni nazionali o europee, segreto professionale forense e medico, deliberazioni degli organi giurisdizionali coperti da segretezza.
Permane la responsabilità penale, civile o amministrativa, per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.
11. ESTENSIONE DELLE TUTELE
Le misure di protezione di cui al paragrafo 10, si applicano anche:
a) ai facilitatori;
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
12. LA PERSONA COINVOLTA
Il RPCT e la Società, in qualità di titolare del trattamento dei dati, dovranno adottare cautele tecniche e organizzative adeguate al fine di evitare la indebita circolazione di informazioni personali anche rispetto alla persona coinvolta sia all’interno del contesto lavorativo, sia all’esterno in caso di inoltro della segnalazione a terzi, salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo della persona coinvolta sospettata di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’Autorità giudiziaria o contabile).
I dati relativi alla persona coinvolta sono comunque tutelati dalla disciplina italiana ed europea in materia di protezione dei dati personali (vedi par. 14).
A tutela della riservatezza dell’identità del segnalante nell’ambito di una segnalazione whistleblowing, la persona coinvolta, presunto autore dell’illecito, con riferimento ai propri dati personali trattati dalla Società, non può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE n. 2016/679 (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto alla cancellazione, diritto alla limitazione del trattamento quando ricorrono le ipotesi specificate dall’art. 18 Regolamento UE n. 2016/679, diritto alla portabilità dei dati personali e di quello di opposizione al trattamento). In tal caso, dunque, al soggetto interessato (persona coinvolta) è preclusa la possibilità di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della Privacy (ai sensi dell’art. 77 Regolamento UE n. 2016/679).
Resta ferma la possibilità per la persona coinvolta, presunto autore dell’illecito, di esercitare i propri diritti per il tramite del Garante della Privacy con le modalità previste dall’art. 160 D.lgs. n. 196/2003, come modificato dal D.lgs. n. 101/2018.
13. RINUNCE E TRANSAZIONI
Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele sopra indicate non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all'articolo 2113, quarto comma, del codice civile.
14. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Ai sensi della normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati (Regolamento UE 2016/679 c.d. “GDPR” e D.lgs. 196/2003 c.d. “Codice Privacy” come modificato dal D.lgs. 101/2018), il trattamento delle informazioni che riguardano il Whistleblower e la persona coinvolta, nonché di tutta la correlata documentazione, sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, e tutelando la riservatezza e i diritti degli interessati.
L’RPCT e la Società, in qualità di titolare del trattamento, sono comunque tenuti a rispettare i principi in materia di protezione dei dati, in base ai quali i dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato” e devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, § 1, lett. a) e c) del Regolamento). I dati saranno inoltre sempre “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza” degli stessi “compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali” (art. 5, § 1, lett. f) e art. 32 del Regolamento).
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
L’informativa completa sul trattamento dei dati personali conferiti attraverso la piattaforma web Whistleblowing, ai sensi dell’art. 13 Reg. UE 2016/679, è disponibile al seguente link: https://www.altocalore.it/html/html_piedipagina/privacy.aspx
15. DISPOSIZIONI FINALI
La presente procedura costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione e Gestione (o Modello ex D.lgs. n. 231/2001) di ACS e ha rilevanza ai fini del vigente Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza.
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Disposizione dell’Amministratore Unico con protocollo generale n. 30258 del 19/12/2023
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REGOLAMENTO
“GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI ANONIME”
Articolo 1- (Principi generali e scopo del Regolamento)
La segnalazione è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il segnalante partecipa alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’Azienda e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo, così contribuendo alla diffusione della cultura della legalità e di comportamenti etici e con un positivo effetto deterrenza conseguente alla consapevolezza di un costante controllo sulla legittimità delle decisioni e delle azioni che vengono poste in essere a tutti i livelli della Società.
Il “whistleblower” può essere un segnalante esterno all’organizzazione aziendale, ovvero un dipendente che attraverso l’atto di segnalazione consente l’emersione (oltre che delle condotte illecite) di inefficienze nell’organizzazione e nelle procedure, dando la possibilità di intervenire per migliorare la performance della Società e di facilitare l’individuazione dei rischi corruttivi di ciascuna area, nell’interesse dell’integrità della Società.
Il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (c.d. Whistleblowing) prevede canali (anche informatici e comunque tali da garantire la riservatezza del segnalante) che consentano ai dipendenti di effettuare segnalazioni riguardanti condotte illecite al riparo di possibili ritorsioni nell’ambito del rapporto di lavoro. La disciplina si applica, in quanto compatibile, anche ai lavoratori e ai collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di ACS SpA.
A fronte delle tutele che il legislatore riconosce al “whistleblower” che dichiara la propria identità, la segnalazione anonima non può essere parificata a una denuncia qualificata, mancando della forma rituale richiesta, sicché non può rappresentare di norma l’atto iniziale di un procedimento di accertamento finalizzato a verificarne la fondatezza dei contenuti.
Il presente Regolamento ha pertanto lo scopo di definire la gestione delle segnalazioni anonime, limitandone la diffusione, garantendo riservatezza e circoscrivendo le ipotesi in cui le stesse possono essere prese in considerazione.
Articolo 2- (Definizioni)
Ai fini del presente Regolamento, si intende per:
a)«Ufficio ricevente», il dipendente e/o l’ufficio che acquisisce la segnalazione anonima;
b)«Dirigente», il responsabile dell’ufficio ricevente;
c)«RPCT», il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza;
d)«OdV», l’Organismo di Vigilanza ex d. lgs. n.231/2001.
Articolo 3- (Oggetto)
Il presente regolamento disciplina la gestione delle segnalazioni anonime che pervengono in Società tramite qualsiasi canale (posta elettronica, servizio postale, diffusione materiale in azienda).
Articolo 4- (Segnalazioni anonime)
Ai fini del presente Regolamento sono considerate anonime le segnalazioni che:
a) non rechino alcuna sottoscrizione;
b) rechino una sottoscrizione illeggibile;
c) pur apparendo riferibili a un soggetto non consentano, comunque, di individuarlo con certezza ovvero il soggetto ha disconosciuto la paternità del documento, contestandone l’autenticità.
Articolo 5- (Destinatari delle segnalazioni e modalità di assegnazione)
5.1 L’Ufficio ricevente la segnalazione anonima, o perché acquisita casualmente (per es. dentro una fotocopiatrice o in un fax) o perché destinatario tramite posta elettronica, la consegna in originale, con la massima tempestività e completa di tutta la eventuale documentazione di supporto pervenuta, al Dirigente.
5.2 Ugualmente il Dirigente trasmette la segnalazione, non protocollata e in originale, con la massima tempestività e completa di tutta la eventuale documentazione di supporto pervenuta, al RPCT; per garantire la riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”.
5.3 Sia l’Ufficio ricevente che il Dirigente hanno l’obbligo di non distribuire copie della segnalazione anonima e di non intraprendere autonomamente alcuna iniziativa di analisi e/o approfondimento.
5.4 Nel caso in cui l’oggetto della segnalazione riguarda proprio il Dirigente, la stessa deve essere trasmessa dall’Ufficio ricevente direttamente al RPCT.
5.5 Nel caso in cui l’oggetto della segnalazione riguarda il RPCT, la stessa deve essere trasmessa all’Amministratore Unico in via esclusiva.
5.6 Qualora la segnalazione anonima sia ricevuta tramite posta e acquisita dall’Ufficio Protocollo, la stessa, non protocollata e inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”, va consegnata al RPCT. Nel caso in cui l’oggetto della segnalazione riguarda il RPCT, la stessa deve essere trasmessa dall’Ufficio Protocollo all’Amministratore Unico.
Articolo 6- (Gestione delle segnalazioni anonime)
6.1 Le segnalazioni anonime sono di norma archiviate dal RPCT.
6.2 Solo in casi eccezionali, ove le segnalazioni anonime riguardino fatti di particolare rilevanza o gravità e presentino informazioni adeguatamente circostanziate, prive di manifesta portata strumentale ed emulativa ovvero di contenuti diffamatori o calunniosi, potranno essere tenute in considerazione al fine di avviare specifici audit per l’accertamento di quanto denunciato. In tale ipotesi il RPCT procede ad avviare una verifica.
6.3 Nell’ipotesi in cui l’oggetto della segnalazione riguarda il RPCT e la stessa sia di particolare rilevanza o gravità e presenti informazioni adeguatamente circostanziate, nonché sia priva di manifesta portata strumentale ed emulativa ovvero di contenuti diffamatori o calunniosi, l’attività di audit sarà svolta in via esclusiva dall’Amministratore Unico.
6.4 Nei casi di segnalazioni concernenti fatti già oggetto di indagine penale o di indagine contabile, il RPCT provvede all’invio della segnalazione alla competente Procura della Repubblica e/o alla Procura della Corte dei conti. In tali ipotesi, il RPCT non avvia audit in pendenza dell’indagine in corso, ovvero lo sospende qualora avviato, al fine di non interferire con le attività dell’Autorità giudiziaria o contabile.
Articolo 7- (Verifica della fondatezza della segnalazione)
7.1 La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate dalla segnalazione anonima sono affidate al RPCT che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale di soggetti che possono riferire sui fatti segnalati, potendosi avvalere del supporto e della collaborazione delle competenti strutture interne e, all’occorrenza, di specifiche consulenze esterne.
7.2 Le strutture aziendali interessate dall’attività di verifica garantiscono la massima tempestiva collaborazione.
7.3 La metodologia da impiegare per le attività di verifica è valutata di volta in volta, scegliendo la tecnica ritenuta più efficace in relazione alla natura dell’evento e alle circostanze esistenti (interviste, analisi documentale, ricerche su database pubblici, verifiche sulle dotazioni aziendali, ecc.).
7.4 In nessun caso sono consentite attività di verifica svolte in maniera lesiva della dignità e riservatezza del dipendente, né sono consentite verifiche arbitrarie, non imparziali e inique, tali da screditare il dipendente o da comprometterne il decoro davanti ai colleghi.
Articolo 8- (Rapporto finale)
Completata l’attività di verifica il RPCT provvede a redigere un rapporto finale, contenente una descrizione dei fatti e delle conclusioni raggiunte, e individueranno le azioni da porre in essere tra quelle di seguito elencate, da valutare in relazione a quanto emerso dall’istruttoria:
a) comunicare al dirigente responsabile dell’unità organizzativa dell’autore della violazione accertata l’esito dell’accertamento per i provvedimenti di competenza;
b) comunicare al Direttore Risorse Umane e organizzazione l’esito dell’accertamento per i provvedimenti di competenza, ivi inclusi i provvedimenti disciplinari, ove ne sussistano i presupposti;
c) comunicare al Vertice Societario l’esito dell’accertamento per le ulteriori eventuali azioni che si dovessero rendere necessarie a tutela della Società (per es. denuncia all’Autorità Giudiziaria competente, adozione di nuove procedure aziendali o modifica/integrazione di quelle vigenti, modifiche organizzative, ecc.);
d) comunicare all’OdV l’esito dell’accertamento per le verifiche di competenza;
e) presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria competente.
Articolo 9- (Archiviazione della documentazione)
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle attività di accertamento svolte, il RPCT assicura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto che sarà conservata per dieci anni dalla data di chiusura delle attività, salvo diversi termini di legge.
Articolo 10- (Responsabilità del segnalante)
Il presente Regolamento lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante, ove ne sia accertata l’identità, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare o nelle altre competenti sedi, segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare altri soggetti ed ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione.
